POLÍTICA DE PRIVACIDADE DO TROFÉU FLOW

O Troféu Flow é disponibilizado por:

Canal para assuntos de privacidade e proteção de dados:

privacidade@trofeuflow.com.br

Esta Política tem como objetivo explicar de maneira transparente:

• a)quais dados pessoais poderão ser tratados;
• b)para quais finalidades;
• c)com quem poderão ser compartilhados;
• d)como poderão ser armazenados e protegidos;
• e)quais são os direitos dos titulares;
• f)qual é o papel da TROFÉU e de seus clientes no tratamento dos dados.

A TROFÉU poderá atuar em diferentes papéis conforme o contexto.

3.1. TROFÉU COMO CONTROLADORA

A TROFÉU poderá atuar como CONTROLADORA dos dados pessoais necessários para:

• a)cadastro de clientes;
• b)contratação;
• c)cobrança;
• d)relacionamento comercial;
• e)suporte;
• f)segurança;
• g)prevenção a fraudes;
• h)cumprimento de obrigações legais;
• i)gestão administrativa;
• j)comunicação institucional;
• k)operação de seu próprio site e negócio.

3.2. TROFÉU COMO OPERADORA

Quando clientes utilizarem o Troféu Flow para tratar informações de seus próprios leads, clientes, pacientes, colaboradores ou terceiros, o cliente será, em regra, o CONTROLADOR dessas informações e a TROFÉU atuará como OPERADORA.

Nessas situações, a TROFÉU processará os dados necessários para funcionamento da plataforma de acordo com as funcionalidades contratadas, configurações realizadas e instruções legítimas fornecidas pelo cliente.

Dependendo da utilização dos serviços, poderão ser tratados dados como:

• a)nome;
• b)CPF;
• c)CNPJ;
• d)nome empresarial;
• e)endereço;
• f)CEP;
• g)telefone;
• h)e-mail;
• i)cargo ou função;
• j)informações cadastrais;
• k)informações de cobrança;
• l)plano contratado;
• m)histórico de relacionamento;
• n)comunicações com suporte;
• o)endereço IP;
• p)data e hora de acesso;
• q)navegador;
• r)dispositivo;
• s)logs;
• t)registros de utilização;
• u)informações relacionadas à segurança.

Os clientes poderão utilizar o Troféu Flow para tratar dados de terceiros, como:

• a)clientes;
• b)leads;
• c)pacientes;
• d)responsáveis;
• e)acompanhantes;
• f)colaboradores;
• g)fornecedores;
• h)contatos comerciais.

Essas informações poderão estar presentes em conversas, CRM, formulários, automações, integrações, registros internos e demais funcionalidades da plataforma.

A TROFÉU não define, como regra, quais dados o cliente decide inserir na plataforma quando atua como OPERADORA.

O Troféu Flow é utilizado por empresas de diferentes segmentos, incluindo clínicas, consultórios, hospitais, odontologia, estética e outros serviços relacionados à saúde.

Por esse motivo, a plataforma poderá processar dados pessoais sensíveis, inclusive dados referentes à saúde, quando tais informações forem inseridas ou transmitidas pelo cliente.

Quando o cliente determinar essa finalidade, caberá a ele, como CONTROLADOR:

• a)assegurar base legal adequada;
• b)limitar o tratamento ao necessário;
• c)cumprir normas profissionais e regulatórias;
• d)informar adequadamente os titulares quando necessário;
• e)definir regras de acesso;
• f)adotar medidas de segurança compatíveis com o risco.

A TROFÉU tratará tais dados enquanto OPERADORA somente na medida necessária à prestação dos serviços e conforme instruções legítimas do cliente.

O Troféu Flow é uma plataforma destinada à utilização empresarial e profissional.

Entretanto, clientes do setor de saúde poderão utilizar a plataforma para tratar informações relacionadas a crianças e adolescentes, inclusive pacientes menores de idade.

Nesses casos, o CONTROLADOR é responsável por garantir que o tratamento seja realizado de acordo com a legislação aplicável, observando o melhor interesse da criança ou adolescente e as demais exigências legais pertinentes.

Quando atuar como CONTROLADORA, a TROFÉU poderá utilizar dados para:

• a)cadastrar clientes;
• b)executar contratos;
• c)criar contas;
• d)processar pagamentos;
• e)emitir documentos relacionados à contratação;
• f)prestar suporte;
• g)responder solicitações;
• h)prevenir fraudes;
• i)proteger a plataforma;
• j)registrar aceites eletrônicos;
• k)cumprir obrigações legais e regulatórias;
• l)exercer direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais;
• m)enviar comunicações operacionais;
• n)aprimorar produtos e serviços;
• o)realizar análises de desempenho;
• p)manter relacionamento comercial;
• q)comunicar atualizações relevantes da plataforma.

O tratamento poderá ocorrer com base nas hipóteses legais adequadas a cada situação, incluindo, quando aplicável:

• a)execução de contrato;
• b)procedimentos preliminares relacionados a contrato;
• c)cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• d)exercício regular de direitos;
• e)legítimo interesse;
• f)proteção do crédito;
• g)consentimento;
• h)outras hipóteses previstas pela legislação.

A base legal utilizada dependerá da finalidade e do contexto específico de cada tratamento.

Recursos de inteligência artificial poderão processar informações necessárias para geração de respostas, classificação de dados, automação de processos e execução de outras funcionalidades contratadas.

Para fornecer esses recursos, determinadas informações poderão ser processadas por fornecedores tecnológicos especializados.

Clientes devem evitar inserir dados pessoais, especialmente dados sensíveis, que não sejam necessários para a finalidade pretendida.

A TROFÉU recomenda que os clientes realizem configuração, testes e supervisão humana adequados dos agentes de IA.

Dados necessários à cobrança poderão ser compartilhados com plataformas especializadas de pagamento, atualmente incluindo o Asaas.

Informações financeiras sensíveis, como determinados dados de cartão, poderão ser processadas diretamente pelo provedor de pagamento sem armazenamento integral pela TROFÉU.

O tratamento realizado pelo provedor também estará sujeito a suas próprias políticas e obrigações legais.

A TROFÉU poderá utilizar terceiros para viabilizar o funcionamento do Troféu Flow.

Esses fornecedores poderão prestar serviços relacionados a:

• a)tecnologia;
• b)hospedagem;
• c)infraestrutura;
• d)armazenamento;
• e)bancos de dados;
• f)inteligência artificial;
• g)mensageria;
• h)comunicação;
• i)pagamentos;
• j)atendimento;
• k)automação;
• l)monitoramento;
• m)segurança;
• n)e-mail;
• o)integrações.

O acesso será limitado, sempre que possível, às informações necessárias para execução da atividade contratada.

O cliente poderá integrar o Troféu Flow com sistemas como:

• a)WhatsApp;
• b)Instagram;
• c)Facebook Messenger;
• d)Make;
• e)n8n;
• f)APIs próprias ou de terceiros;
• g)webhooks;
• h)outros sistemas compatíveis.

Ao ativar uma integração, determinados dados poderão ser transmitidos entre o Troféu Flow e o serviço escolhido.

A utilização desses terceiros também estará sujeita às políticas e condições próprias de cada fornecedor.

Quando atuar como OPERADORA, a TROFÉU poderá utilizar suboperadores para auxiliar no tratamento de dados necessário à prestação dos serviços.

Esses suboperadores poderão atuar, por exemplo, em infraestrutura, inteligência artificial, armazenamento, comunicação ou segurança.

A TROFÉU adotará esforços razoáveis para selecionar fornecedores que ofereçam níveis adequados de proteção.

Determinados fornecedores tecnológicos poderão realizar armazenamento ou processamento de informações fora do Brasil.

Quando houver transferência internacional de dados pessoais, serão observados os mecanismos e requisitos previstos pela legislação e regulamentação aplicáveis.

A TROFÉU busca adotar medidas técnicas e administrativas destinadas a proteger informações contra:

• a)acesso não autorizado;
• b)perda;
• c)destruição;
• d)alteração indevida;
• e)vazamento;
• f)comunicação não autorizada;
• g)tratamento ilícito.

Essas medidas poderão incluir controles de acesso, autenticação, registros técnicos, restrição de permissões e outras práticas adequadas ao contexto tecnológico.

Nenhum sistema conectado à internet oferece garantia absoluta contra incidentes.

O cliente também possui responsabilidades relacionadas à segurança.

Entre outras medidas, recomenda-se:

• a)utilizar senhas fortes;
• b)não compartilhar credenciais;
• c)limitar acessos;
• d)remover imediatamente usuários que não devam mais acessar a plataforma;
• e)proteger dispositivos;
• f)capacitar colaboradores;
• g)revisar permissões periodicamente;
• h)comunicar incidentes ou acessos suspeitos.

Caso seja identificado incidente relevante envolvendo dados tratados pela TROFÉU como OPERADORA, o respectivo cliente CONTROLADOR será comunicado conforme as informações disponíveis e as obrigações legais aplicáveis.

Quando a TROFÉU atuar como CONTROLADORA, adotará as providências exigidas pela legislação e regulamentação pertinente.

Os dados poderão ser mantidos durante o período necessário para:

• a)prestação do serviço;
• b)manutenção da relação contratual;
• c)cumprimento de obrigação legal;
• d)exercício regular de direitos;
• e)prevenção de fraudes;
• f)segurança;
• g)demais finalidades legítimas previstas em lei.

O período exato poderá variar conforme o tipo de informação e a finalidade do tratamento.

Enquanto a assinatura estiver ativa, o cliente poderá utilizar os mecanismos de acesso e exportação disponibilizados pela plataforma.

É responsabilidade do cliente exportar os dados que desejar preservar antes do encerramento da conta.

Após cancelamento, encerramento ou desativação da assinatura, o acesso à plataforma e às ferramentas de exportação será encerrado.

Não é garantida a recuperação posterior dos dados pelo cliente.

Informações poderão permanecer temporariamente em backups, logs ou registros técnicos até que sejam substituídas ou eliminadas de acordo com os ciclos tecnológicos aplicáveis.

Dados cuja conservação seja exigida por lei ou necessária ao exercício regular de direitos poderão ser mantidos pelo período correspondente.

Quando a TROFÉU atuar como CONTROLADORA, o titular poderá exercer os direitos previstos na legislação aplicável, incluindo, conforme o caso:

• a)confirmação da existência de tratamento;
• b)acesso aos dados;
• c)correção de informações;
• d)anonimização;
• e)bloqueio;
• f)eliminação nas hipóteses aplicáveis;
• g)informações sobre compartilhamento;
• h)portabilidade, quando regulamentada e aplicável;
• i)revogação do consentimento;
• j)informações sobre consequências da negativa de consentimento;
• k)oposição ao tratamento nas hipóteses legais.

Quando a TROFÉU estiver apenas atuando como OPERADORA e receber solicitação relacionada a dados inseridos por um cliente, a solicitação poderá ser encaminhada ao respectivo cliente CONTROLADOR.

Por exemplo: um paciente que deseja exercer direitos sobre informações mantidas por sua clínica poderá precisar direcionar a solicitação diretamente à clínica responsável.

Solicitações relacionadas à privacidade poderão ser encaminhadas para:

privacidade@trofeuflow.com.br

A TROFÉU poderá solicitar informações razoavelmente necessárias para confirmar a identidade do solicitante e prevenir fraude ou divulgação indevida de informações.

O site Troféu Flow poderá utilizar cookies e tecnologias semelhantes para:

• a)funcionamento técnico;
• b)segurança;
• c)preferências;
• d)autenticação;
• e)medição de audiência;
• f)análise de utilização;
• g)melhoria da experiência.

Quando juridicamente exigido, categorias não essenciais poderão depender do consentimento do visitante.

O usuário poderá gerenciar cookies por meio das ferramentas oferecidas pelo site ou pelas configurações do navegador.

A TROFÉU poderá enviar comunicações relacionadas ao relacionamento comercial, produtos, atualizações e conteúdos quando existir base legal adequada.

Quando aplicável, será disponibilizada forma para interromper comunicações promocionais.

Mensagens operacionais necessárias para execução do contrato, segurança ou cobrança poderão continuar sendo enviadas enquanto existir relação legítima que as justifique.

A TROFÉU não comercializa dados pessoais de clientes, leads ou pacientes como produto.

O compartilhamento realizado para funcionamento da plataforma ocorre conforme finalidades descritas nesta Política, necessidades operacionais ou hipóteses legalmente permitidas.

A TROFÉU poderá manter registros eletrônicos necessários à segurança, prevenção de fraudes e comprovação de operações realizadas, incluindo registros de:

• a)login;
• b)aceite contratual;
• c)criação de contas;
• d)alterações relevantes;
• e)utilização da plataforma;
• f)cobranças;
• g)suporte.

Esta Política poderá ser atualizada para refletir mudanças:

• a)legais;
• b)regulatórias;
• c)tecnológicas;
• d)operacionais;
• e)comerciais.

A versão atualizada permanecerá disponível no site com sua respectiva data.

Mudanças relevantes poderão ser comunicadas aos clientes quando apropriado.

Esta Política de Privacidade integra o conjunto de documentos jurídicos aplicáveis ao Troféu Flow.

Em questões relacionadas à contratação, pagamento, utilização da plataforma, suporte, cancelamento e responsabilidades comerciais, deverão ser consultados também os Termos de Uso e Condições de Contratação.

Canal de Privacidade e Proteção de Dados:

privacidade@trofeuflow.com.br